1. Anmelden
Den Admin-Bereich erreichst du unter /tools/newsletter/admin/login.php. Benutzername und Passwort hast du im Setup festgelegt. Nach 4 Stunden wirst du automatisch abgemeldet. Nach mehreren falschen Eingaben gibt es eine kurze Sperre.
E-Mail-Code: Unter „Sicherheit“ kannst du die Anmeldung doppelt absichern. Nach dem Passwort kommt ein 6-stelliger Code per Mail (10 Minuten gültig, nur einmal, nach 5 falschen Eingaben gesperrt). Adresse ändern oder ausschalten geht nur mit Passwort. Notausgang bei kaputtem Mail-Versand: per FTP die Datei tools/newsletter/config/newsletter.2fa.local.php löschen.
2. So kommen Abonnenten zu dir
- Ein Besucher trägt seine Adresse im Formular ein und setzt das Häkchen für die Einwilligung.
- Er bekommt eine Mail mit einem Bestätigungs-Link („Double-Opt-In“). Bis zum Klick steht er als Ausstehend unter „Abonnenten“.
- Nach dem Klick steht er als Bestätigt dort. Nur bestätigte Abonnenten bekommen Newsletter.
- In jedem Newsletter steht ein persönlicher Abmelde-Link. Ein Klick löscht die Adresse sofort aus der Liste.
Die Seite „Abonnenten“ ist eine reine Liste (Adresse, Status, Anmelde- und Bestätigungsdatum). Export und Löschen von Hand sind dort nicht eingebaut; das geht bei Bedarf direkt in der Datenbank (phpMyAdmin).
3. Newsletter schreiben
Es gibt zwei Wege. Beide enden als Kampagne in der Liste und werden gleich gesendet.
A) Mit dem Generator (empfohlen für gestaltete Newsletter) – siehe Abschnitt 5.
B) Einfache Kampagne (Textformular)
- Im Admin auf + Einfache Kampagne (Textformular) klicken.
- Betreff eintragen (bis 190 Zeichen).
- Eine der drei Layout-Vorlagen wählen. Der Abmelde-Button am Ende ist in jeder Vorlage enthalten.
- Optional: kurzer Einleitungssatz, Bild-URL (das Bild muss schon irgendwo im Netz liegen), Button-Text und Button-Ziel.
- Den Inhalt im Textfeld schreiben. Die Knöpfe darüber setzen fett, kursiv, Überschrift, Liste, Link.
4. Speichern, planen, senden
| Was du willst | So geht es |
|---|---|
| Erst mal nur sichern | „Geplanter Versand“ leer lassen und speichern: Status Entwurf. |
| Zu einer bestimmten Zeit senden | Datum und Uhrzeit eintragen und speichern: Status Geplant. Gesendet wird, wenn der Cron-Job (siehe Installation) läuft. |
| Sofort senden | Im Generator „Speichern und zum Versand“ klicken (oder auf der Kampagnen-Seite „Jetzt versenden“). Pro Klick gehen die ersten 25 Mails direkt raus. Hast du mehr bestätigte Abonnenten, braucht es den Cron-Job, sonst bleibt der Rest liegen. |
Es gibt keine Testmail-Funktion. Zum Ausprobieren trägst du dich selbst als Abonnent ein, bestätigst und sendest, solange nur du auf der Liste stehst. Oder du legst eine eigene Test-Adresse als zweiten Abonnenten an.
Status im Überblick: Entwurf, Geplant, Wird versendet …, Versendet, Fehler. Eine gesendete Kampagne kannst du nur noch ansehen.
5. Newsletter mit dem Generator gestalten
Der Generator ist im Admin eingebaut. Er baut aus Bausteinen (Überschriften, Texte, Bilder, Knöpfe, Spalten, Zitate, Listen …) ein E-Mail-HTML, das in Outlook, Gmail, Apple Mail und auf dem Handy funktionieren soll (nicht in jedem Programm getestet, mach vorher eine Testmail).
- Im Admin auf + Newsletter gestalten (Generator) klicken.
- Vorlage wählen, Bausteine bearbeiten, Layout, Farben und Schrift einstellen. Rechts bzw. unten siehst du die Vorschau (Desktop, Tablet, Handy).
- Im Baustein „Fuß“ ist bei „Abmelden“ schon das FWT-Newsletter-System gewählt. Das muss so bleiben, damit jeder Empfänger seinen persönlichen Abmelde-Link bekommt.
- In Kampagne speichern klicken. Es entsteht ein Entwurf. Jeder weitere Klick aktualisiert dieselbe Kampagne.
- Später ändern: in der Kampagnen-Liste Im Generator bearbeiten. Betreff, Termin und Senden gibt es unter Betreff, Termin, Senden.
Ansicht: Auf breiten Bildschirmen (ab ca. 1200 px) steht die Vorschau rechts neben dem Formular und bleibt beim Scrollen stehen. Ist der Newsletter länger, scrollst du in der Vorschau selbst. Die Knöpfe darunter (Speichern, Kopieren …) bleiben sichtbar. Auf Tablet und Handy steht alles untereinander.
Web-Version (Im Browser ansehen): Im Fuß ist bei „Abmelden = FWT-Newsletter-System“ der Haken „Link ‚Im Browser ansehen‘ einbauen“ automatisch gesetzt. Beim Versand setzt das System je Kampagne eine Web-Adresse ein (view.php?c=…&k=…). Für Leser gibt es die Seite erst ab dem Versand (du siehst sie als Admin schon vorher: Link „Web-Version ansehen“ nach dem Speichern), ist nicht erratbar, für Suchmaschinen gesperrt und enthält keine persönlichen Daten (statt des Abmelde-Links steht ein Hinweis). Wer den Link weitergibt, zeigt den Newsletter weiter. Der Schlüssel liegt in config/newsletter.secret.local.php: nicht löschen und beim Umzug mitnehmen.
Eigene Vorlage: Gestalte Kopf (Name, Logo), Layout, Farben und Fuß einmal und klicke Als meine Vorlage speichern. Bestätigst du die Frage nach dem Standard, startet jeder neue Newsletter mit deiner Vorlage statt mit den Beispieltexten. Du änderst nur noch Betreff, Texte und Bilder. Mehrere Vorlagen (bis 20) wählst du im Feld „Vorlage“ unter „Meine Vorlagen“. Betreff und Vorschautext werden bewusst nicht mitgespeichert. Die Vorlagen liegen in data/library.json.
Bearbeiten geht nur bei Entwurf und Geplant. Gesendete Kampagnen kannst du nur ansehen. Bilder vom Rechner werden auf dem Server gespeichert (JPG, PNG, GIF, je bis 2 MB, höchstens 8 pro Speichern) und nicht automatisch gelöscht. Der Generator ist auch ohne Newsletter-System als eigenes Werkzeug auf freiewebtools.de nutzbar (dort ohne Speichern und Senden).
6. Was du wissen solltest
- Zustellung: Ob Mails im Posteingang landen, hängt an SPF/DKIM/DMARC deiner Domain beim Hoster. Das System kann es nicht prüfen.
- Abmelde-Scanner: Manche Mail-Dienste rufen Links automatisch auf. Das kann einzelne Abmeldungen auslösen, die kein Mensch wollte.
- Keine Statistik: Öffnungen und Klicks werden nicht gezählt.
- Recht: Einwilligung, Datenschutzhinweis und Impressum musst du selbst sauber halten. Das ist keine Rechtsberatung.
- Sicherung: Sichere die Datenbank regelmäßig; sie enthält die Adressen deiner Abonnenten.